Lehetséges, hogy 24 órába beiktathassunk szórakozást, munkát, egyetemet, pihenést és kikapcsolódást? Mi történik akkor, ha azt érezzük, szétfeszítenek a teendőink? Hát olyankor, amikor nem találjuk a helyünket, a dolgainkat pedig utolsó percre halasztjuk? Megkerestük Dániel Botond szociológust, időmenedzselési szakembert, hogy megtudhassuk, mi minden férhet bele egy napba. 

Hogyan kerültél kapcsolatba az időmenedzsmenttel? Téged is a lótás-futás vett rá arra, hogy megállj, és elgondolkodj azon, mit változtathatsz az időbeosztásodon?

Én is beleestem abba a csapdába, hogy sok mindent vállaltam, és kezdtem érzékelni a nyomást magamon, de nem ekkor kerültem kapcsolatba az időmenedzsmenttel. Egy gyermekkori jó barátom ajánlott egy programot, amellyel mérhető, mikor mennyit dolgozik az ember. Azt szoktam mondani, hogy akkor váltam időtudatossá, amikor használni kezdtem, mert azóta tudatosan figyelek az időgazdálkodásomra, ez pedig elég sok mindent átalakított az életemben. Ez körülbelül négy évvel ezelőtt volt.

Két-három évvel ezelőtt egy képzésen vettem részt: résztvevőként olyan hozzászólásokat fűztem a témához, hogy a képző megkért, nyugodtan meséljek a tapasztalataimról. Következő alkalommal pedig, amikor felkérték őt egy újabb előadásra, már hozzám irányította át a szervezőket: tehát attól a perctől kezdtem olvasni és tanulni is az időgazdálkodásról, ezt követően pedig időmenedzsment-képzéseket tartani.

Gondolom, egy idő után mindenkinél jelentkezik egyfajta „telítettségérzet”. Van egy általános belső, esetleg külső jelzésforma (gondolok itt fáradtságra, betegségre, hirtelen legyengülésre, rosszullétekre), ami azt mondja, hogy lassíts?

Van egy egyensúlyból való kibillenés vagy kiesés. Ez jelentheti azt is, hogy valaki túl sokat vállal magára, és elfárad. Ilyenkor az ember azt érzi, hogy tovább nem bírja. Ez a fajta kiégés járhat betegségekkel is, mert a sok stressz és a lemerülés pszichoszomatikus tüneteket idézhet elő. De megtörténhet ennek az ellenkezője is: ha valaki szétszórt, nem találja a helyét, azaz nincs elfoglaltsága és túl sok az ideje, akkor lassan engedi, hogy minden szétcsússzon körülötte. Ezek az emberek általában egy idő után kezdik igényelni, hogy legyen egy rendszer az életükben, és ezért fordulnak az időmenedzsmenthez.

Pontosan mit jelent az időmenedzsment, az időgazdálkodás? Együtt jár egy jegyzetfüzettel és a folyamatos jegyzeteléssel? Voltaképpen minden percünket előzetesen ki kell dolgoznunk, vagy hogyan juthat időnk mindenre, amit szeretnénk?

Ez a kép a legerősebb, talán azért, mert a menedzsment szót az emberek az irányítással és a szervezéssel asszociálják. A képzéseim alatt két érdekes dologra is rájöttem: az időgazdálkodás, mint sok egyéb dolog az életünkben, szokások összessége, arról szól, hogy miként élünk és miként használjuk az időnket. Ha a szokásaink szerint élünk, akkor nem egy tudatos tevékenységet folytatunk, hanem automatikusan végezzük a feladatainkat. Tudatos átalakítás szükséges ahhoz, hogy a hozzáállásunkon változtathassunk, és hasznosabb és hatékonyabb szokásokat alakíthassunk ki. Miután az újításunk is habitusunkká alakul, nincs szükségünk többé füzetre, mert automatikussá válik a teljes folyamat.

Nincs egy meghatározott recept arra vonatkozólag, hogy miként kell az időt beosztani. Nagyon sok időgazdálkodási stratégia van, és léteznek ezek megkönnyítéséhez applikációk is. Annak függvényében, hogy milyen a személyiségtípusunk, más-más stratégiák állnak rendelkezésünkre: van tehát egy jegyzetfüzetes mód is, de ez csak azoknak megfelelő, akik eleve rendszerezettek és a hétköznapokban is alaposak. Aki az eszmék világában él, az összképet figyeli, vagy nem szokta beosztani mondjuk a pénzét, az már nehezen tudná az idejét papíron rendszerezgetni. Neki már másfajta stratégiák hasznosak.

Az időmenedzsment néhány általános elvre és megannyi különböző stratégiára épül. Az elvek általában mindenkire érvényesek: ne vállaljuk túl magunkat, szabaduljunk meg a fölösleges dolgainktól, és védjük a prioritásainkat. Ne legyen túl sok dolgunk, mert az eleve megnehezíti az életünket. Tanácsos, hogy válogassunk a társadalmi szerepeink és az életterületeink között, és csak azokkal foglalkozzunk, ami számunkra fontos. Ami kevésbé fontos, azoktól szabaduljunk meg, és legyünk fókuszáltabbak: ha kevesebb dolgunk van, máris könnyebb beosztani az időnket.

Emellett kulcsfontosságú a pihenés, javaslott, hogy pihenjünk és dolgozzunk intenzíven. Tehát sem az alvás, sem a kikapcsolódás, pihenés, szórakozás nem haszontalan, hiszen szükségünk van rájuk ahhoz, hogy egyensúlyban legyünk. De az a fajta tíz perces „pihenés”, – amelyet egyébként sokan alkalmaznak – hogy munka közben 10 perc szünetet tartanak és közben Facebookoznak vagy híreket olvasnak, nem nevezhető pihenésnek, ellentétben azzal, ami teljesen kikapcsol. A munka közbeni szünet fontos és egészséges, de ne Facebookozással töltsük. Az olyan tevékenységekre, amelyek kikapcsolják a gondolatainkat, érdemes rászánni egy-két órát is, mert azt követően hatékonyabban tudunk újra hozzálátni a munkához.

Az elvek tehát mindenkire egységesen vonatkoznak, a stratégiák azonban egyénfüggők. Az a legfontosabb, hogy mindig saját magunkból induljunk ki, a saját helyzetünkből és a saját problémáinkból. Például, ha valakinek a túlvállalás a problémája, akkor használjon ahhoz illő stratégiát, ha pedig a halogatás, akkor használjon másmilyeneket. Ugyanez a helyzet akkor is, ha valaki szétesett, és nem tudja rendszerezni a dolgait, megfeledkezik a határidőkről: ugyancsak más stratégiákat szükséges alkalmaznia.

Manapság az egyetemisták nagy része túlhajszolja és túlvállalja magát. Ez nevezhető egyfajta népbetegségnek is. Mi rejtőzhet e mögött? Mit gondolsz, miért akarnak mindent egyszerre a fiatalok?

A túlvállalásnak sokféle oka lehet, és ezek mind lelki eredetűek. Amikor valaki nem képes nemet mondani a felkérésekre, vagy éppen nem tud nemet mondani a saját ötleteire, akkor túlvállalja magát. Ugyanez történik a hétköznapok során az egyetemistákkal is, akik nem érzékelik, hogy milyen sok tananyag és olvasmány vár rájuk, és szesszióban szembesülnek a nagy mennyiséggel, és hirtelen kezdenek hozzá minden anyaghoz egyszerre. De a bizonyítási vágy és a félelmek is túlvállalást idézhetnek elő: például attól tart valaki, hogy ha visszautasít egy felkérést, akkor többé nem keresik őt.

Ami pedig rejtettebb, de gyakran előforduló dolog az, hogy nem vagyunk időtudatosak, azaz nem vagyunk tudatában annak, hogy a döntéseinknek milyen időbeli következményei vannak. Az emberek nagy része tudja, hogy egy átlagos döntésének milyen anyagi következményei vannak, és ha elvállal egy munkát, mennyi pénzre számíthat, vagy ha elmenne nyaralni, mennyi pénzbe fog kerülni. De időben nem igazán szoktuk ezeket felmérni, pedig lassan beépülhet ez a fajta megközelítés is a tudatunkba. Ez a hétköznapi feladatokra is érvényes, hiszen nagyjából meg lehet tippelni, hogy mennyi időbe telik egy borotválkozás, egy fogmosás vagy egy hajvágás. Ezek az apróságok azért fontosak, mert meghatározzák, hogy éppen elkésünk-e vagy sem a találkozónkról, az óránkról. Ha ugyanis előre tudjuk, hogy egy borotválkozás tíz percbe telik, és látjuk, hogy öt percünk van hátra, akkor inkább hozzá sem kezdünk, mert el fogunk késni (vagy szólunk már induláskor, hogy számítsanak arra, hogy késni fogunk).

Van ugyanakkor egy olyan réteg is, aki képes mindent az utolsó percre hagyni, és halogatja a teendőit. Mi a véleményed a halogatásról? Miért jelentkezik, hogyan lehet megszabadulni tőle?

A halogatás egy nagyon izgalmas jelenség, ugyanis nem mindig ugyanaz az oka. A legtöbb tanulmány más szempontból közelíti meg. Én leginkább Csíkszentmihályi Mihály flow-élményével tudok azonosulni. Ő azt mondja, akkor érezzük magunkat az áramlat-élményben, ha olyan dologgal foglalkozunk, amely kihívást jelent számunkra, de megvannak hozzá a képességeink, és érezzük, hogy teljesíteni tudjuk a feladatunkat. Ez a pozitív lelkiállapot, de Csíkszentmihályi más állapotokról is ír: egy túl nagy feladat elvégzése során megtörténhet, hogy kevésnek érezzük magunkat, és szorongani kezdünk. Ha pedig alacsony elvárásokba ütközünk, és túl könnyen megy a feladatmegoldás, akkor azt előbb-utóbb megunjuk. Megtörténhet az is, hogy olyan helyzetbe kerülünk, ahol az alacsony elvárások ellenére sincsenek meg a szükséges képességeink: ekkor is érdektelenné válik számunkra a feladat, és ezért kezdjük halogatni.

A halogatás tehát menekülés egy számunkra kellemetlen helyzettől a szorongás, unalom vagy érdektelenség miatt. Halogatóként fontos felismernünk, hogy éppen melyik szituációban vagyunk, mert annak függvényében kereshetünk megoldást a problémánkra: ha nehézséget érzékelünk, kérhetünk segítséget mástól, vagy lebonthatjuk kisebb részekre, és nem a teljes egészre gondolunk, hanem csak a kis feladatainkra. Egyetemistáknál például jó módszer, ha felosztják a feladataikat a szalámi-technika alapján: egy nehéz témájú házi dolgozat során előbb csak szakirodalmat keresnek, majd kijelölnek minden napra néhány olvasmányt, és jó pár könyv és tanulmány átolvasása után már a témához is értenek, és könnyebben állhatnak hozzá a nagy munkához. Egy-egy lépés nem okoz szorongást, csakis az összkép.

Ha az áll fenn, hogy unja valaki a feladatát, akkor nehezíteni kell. Erre jó megoldás például a határidőszabás, vagy az, hogy elmondjuk másoknak is, mire készülünk, és a külvilág kérdezősködni fog, akaratán kívül is számon kér.

A halogatás mellett egyebek is elvonhatják a figyelmünket az előre kidolgozott beosztásunkról. Mi nevezhető időrablónak? Hogyan lehet felvenni ezekkel a versenyt, és miként szabadulhatunk meg ezektől?

Időrablónak nevezünk minden olyan helyzetet, ami kizökkent a tevékenységünkből. A megszakítások elrabolják az időnket és a figyelmünket, és ennek következtében csökken a hatékonyságunk. Sok mindent sorolhatunk az időrablók közé, a saját elterelő gondolataink is ide tartoznak, de lehetnek beszélgetőpartnerek, rosszkor érkezett telefonhívások, a különböző közösségi oldalak, mindenféle külső ingerek.

Fontos az, hogy védjük a tevékenységünket. Mivel a napi energiaszintünk változó, és a nap bizonyos szakaszaiban fókuszáltabbak vagyunk, össze kell hangoljuk az energiaszintünket a feladatainkkal. Nehéz munkát csakis pihenten végezzünk, ebéd után pedig inkább az apróságainkat intézzük. Az aktív időnkre nagy figyelmet kell fordítanunk, védenünk kell ezt az időszakot, és még a telefonunkat is kapcsoljuk ki, amikor az aktív állapotunkban tevékenykedünk. Csak a tevékenységünkre szabad figyelni, ha ugyanis ekkor szakítanak félbe, akkor a legdrágább időnket rabolják el.

Egyébként mire elég 24 óra? Mennyi idő szükséges a pihenéshez? Hogyan lehet hatékonyan tanulni, szórakozni, dolgozni és pihenni egy nap alatt?

Nem fér bele minden egy napba, ezért mindenképp nagyobb időszakot kell előre megtervezni: napokat, heteket szükséges beosztani, mert egy napba nem fog beleférni a szórakozás, a tanulás, a pihenés és a munka is. Egy hétbe viszont már beleszőhetünk mindent, ami számunkra fontos, de ott is okosan kell elosztani a dolgainkat. Az alvás nagyon fontos még akkor is, ha egyetemistaként úgy érzékeljük, sokat bír a szervezetünk. Egészen más a hatékonyságunk, ha kipihenten végezzük a feladatainkat, a szorongóbb típusúaknak pedig még inkább javasolt a pihenés, mert sokkal szebb az élet, ha kialudtuk magunkat!

Jó, ha van az életünknek egy ritmusa, legyen egy rendszer a mindennapjainkban, mert a spontaneitástól – bár megvan annak is a maga öröme – könnyen szétcsúszhat az ember, ezért tanácsos előre tudni, hogy mikor szórakozunk, mikor tanulunk, és ezeket igyekezni kell betartani, mert anélkül nem leszünk hatékonyak, sem energikusak.

Ami pedig az egyetemistáknak is hasznos lehet az, hogy kutatások is bebizonyították, sokkal jobb a szervezetnek, ha mindennap hasonló időpontban kelünk fel, és ez a hétvégékre is érvényes. Ha a szervezetünket hozzá tudjuk szoktatni egy rendszerhez, akkor kevésbé lesz összevissza a napunk. Ha van ritmusa az életünknek, akkor több minden belefér.

A figyelemmegosztás a negatívumok vagy inkább a pozitívumok közé sorolható? Sokan emlegetik büszkén, hogy meg vannak áldva a multitasking képességével: ez akkor nevezhető egyfajta talentumnak is?

Egyre több kutatás bizonyítja, és az én személyes véleményem is az, hogy multitasking nem létezik. Az agy nem tud egyszerre több mindenre figyelni, hanem csupán gyorsan váltogatja a figyelmet. A gondolkodásunk lineáris, csak egyszer egy dologra, máskor pedig egy másikra koncentrálunk, és ez voltaképpen energiapazarlás. Ez egy ősi biológiai reflex, mert az ősembernek táplálkozás közben is figyelnie kellett, hogy érkezik-e támadója, de ma már egyáltalán nem megalapozott szokás, így tanácsos kihagyni a mindennapjainkból, mert lemerít. Főleg azokat, akik számítógépes munkát végeznek, és közben fényképeket nézegetnek, zenét hallgatnak, beszélgetnek és egyebekkel is foglalkoznak, mert nagyon szétzúzza a figyelmet. Arra kell törekedni, hogy lineárisan dolgozzunk, és inkább hosszabb szüneteket tartsunk.

Ha elkezdjük az időgazdálkodó életmódot, az nagy odafigyeléssel, az elején pedig minden bizonnyal plusz energiabefektetéssel jár. Ezt követően nem lesz helye a spontaneitásnak a napunkban? Mennyi ideig kell tudatosan figyelni minden egyes percre?

A spontaneitásnak mindig jut hely, mert úgysem minden úgy alakul, ahogyan tervezzük. Ezt persze azzal is elősegíthetjük, hogy csupán az időnk 60-80 százalékát osztjuk be, így marad hely a váratlan eseményeknek és a saját új ötleteinknek is. De lehet erre önmagában is időt adni: betervezhetünk egy szabadidőt is.

Gyakran gondolják úgy az emberek, hogy a spontaneitás ellentéte az időgazdálkodás, pedig voltaképpen nem az, hiszen az időgazdálkodás arról szól, hogy adunk magunknak kereteket, például két órát egy találkozóra, de azt már nem tervezzük meg részletekben, hogy azon a tevékenységen mi fog történni, tehát a spontaneitásnak is teret biztosítunk.