Az egyre fokozódó koronavírus-járvány miatt a cégek és szervezetek – amennyiben lehetőségük van erre – igyekeznek áttérni az otthoni munkára. Annak azonban aki korábban még nem dolgozott home office-ban, még több kihívást jelenthet ez az időszak, hiszen új szokásokat, rutinokat kell kialakítson. Hogyan lehet hatékony az otthonról végzett munka? Hogyan lehet leküzdeni a felmerülő kihívásokat? Többek között erről is kérdeztük Dániel Botond szociológust, időmenedzsmenti szakértőt.

Időmenedzsmenti szempontból milyen alapvető különbségek vannak a „bejárós” munka és a home office között?

Három fontos különbséget érdemes kiemelni, amelyek többé-kevésbé jól észrevehetők a mindennapokban is. A bejárós munka esetén a munkaidő jobban keretezve van. Van egy határ a munkaidő és magánélet között, ami azt kellene szolgálja, hogy a munka a munkahelyen és a munkaidőben marad. Foglalkozásonként és munkahelyenként nagyon változó, hogy ez mennyire valósul meg. A legnagyobb időveszteséget az utazás okozza, a település méretétől, és attól függően, hogy milyen messze lakunk a munkahelyünktől, akár napi egy-két órát is elvehet a munkába járás, ingázás. A harmadik tényező pedig a megszakítások. Ha szellemi munkát végzünk, akkor messze nem dolgozunk annyit aktívan, mint amennyi a munkaidőnk, általában a sok külső megszakítás miatt (csevegések a munkatársakkal, kávészünetek, telefonálások).

Az otthoni munkavégzés esetén sok időt nyerünk azzal, hogy nem kell úton lennünk. A munkaidő sokkal rugalmasabb, ennek minden előnyével és hátrányával. Ha el tudunk vonulni egy csendes sarokba, akkor kevesebb a külső megszakítás, a fő veszélyt inkább az elkalandozás, szétszórtság, a határok be nem tartása jelenti.

Ha egy cég a koronavírus-járvány miatt úgy dönt, hogy – ideiglenesen – az alkalmazottjai otthonról dolgozhatnak, hogyan lehet intézményi és egyéni szinten is gördülékennyé tenni az átállást?

Most egy különleges helyzetről beszélünk, főleg ha a csapat nagyrésze tér át otthoni munkavégzésre. Nem egyszerűen csak arról van szó, hogy akkor most ugyanúgy dolgozunk, ugyanazt a munkát végezzük, csak otthonról. Újra kell gondolni a szervezeti célokat, át kell szervezni a munkát és a csapaton belüli kommunikációt.

A világ most nagyon másképp működik körülöttünk, mint ahogy megszoktuk. A szervezeteknek pedig mindig alkalmazkodnia kell a környezethez. A környezeti változásokra való odafigyelés, a célok módosítása a vezetés feladata. Amikor betegséggel küzd egy személy, kevesebb az elvárás irányába (elsősorban az, hogy a betegség leküzdésére összpontosítson), ugyanúgy most, amikor közösségi, társadalmi szinten küzdünk betegséggel, ennek a féken tartása, leküzdése a legfontosabb. A különleges helyzetnek meg kell mutatkoznia szervezeti szinten is az elvárások csökkenésében, átgondoljuk a szervezeti prioritásainkat, sok tevékenységünket, feladatunkat halasztjuk. Várhatóan egyesek számára ez lazább időszakot fog jelenteni, hiszen most már lassan mindenki figyelembe veszi a körülményeket: a határidők kitolódhatnak, a tempó, az elvárások csökkenhetnek erre az időszakra és amely szervezet teheti, érdemes ugyanezt tennie.

Menedzserként talán még fontosabbá válik a munka szervezése, feladatok kiosztása, figyelemmel követése és számonkérése. Az otthoni munkavégzés során szükség van konkrét napi és heti célokra, ami segít összpontosítani, ritmusban maradni. Célok nélkül átcsúszhatunk egy szabadságos, vakációs, hétvégi hangulatba, ami nemcsak a munkánkat nehezíti, de úgy általában az összeszedettségünket is.

Az egyik legfontosabb feladat pedig a kommunikáció újraszervezése. Gondolkodjunk idősávokban, biztosítsunk a munkatársak számára egyéni munkaidőt, amikor elmélyülhetnek a munkájukban. Ha bárki bármikor bármivel felhívhat, akkor nagyon sok lesz a megszakítás, és állandó készenléti állapotban fogunk dolgozni, ami feszültebbé tesz és csökkenti az összpontosítást. Ez nagyon fárasztó és fölösleges. Sokkal hatékonyabb, ha megegyezünk napi 2-3 olyan időszakról (természetesen ez a szervezet tevékenységétől függ), amikor egyeztetünk, amikor telefonon, chaten, keressük egymást. Ezeken az időszakokon kívül pedig biztosítsunk egymásnak időt a nyugodtabb munkavégzésre.

Milyen kihívásokkal kell szembenézzen az otthonról dolgozó munkavállaló?

Bár az otthoni munkával az utazáson nagyon sok időt spórolhatunk, mindez elveszhet, ha nem figyelünk az új kihívásokra. Az egyik legnagyobb kihívás, hogy sokkal gyengébb, homályosabb lesz a munka és magánélet közötti határ. Ha egyedül dolgozunk és nem vagyunk elég tudatosak, akkor általában kevésbé vagyunk fegyelmezettek, könnyebben elkalandozunk, hosszabb szüneteket tartunk, többet lógunk a közösségi hálón. Szünet közben, amikor körülnézünk a lakásban, találunk egyéb feladatokat, amit jó lenne megoldani. Mindez nem is annyira a munkánk elvégzését nehezíti, mert annak előbb-utóbb úgyis a végére érünk, a nagyobb veszély az, hogy rámegy az egész napunk.

Ugyanakkor ott vannak a szülők is, akiknek sokkal nagyobb kihívás most ez az időszak és az otthoni munkavégzés. Nos, ők nem kell tartsanak attól, hogy egyedüllét közben elkalandoznának.

Hogyan lehet leküzdeni ezeket?

Nagyon sok sajátos helyzet van, ezért nem lehet konkrét receptet adni. Viszont, ami mindenkinek segít, ha tudatosabban viszonyul a munkához és próbál betartani néhány elvet. Mivel a munka-hely és az otthon közötti határ megszűnik, ezért fontos, hogy megerősítsük az időbeli határokat, jobban elkülönítsük a munkaidőt. Továbbá, az otthoni munkában nem a munkaidő mennyiségén, hanem a hatékonyságon, az elvégzett feladatokon van a hangsúly. Nem kell napi 8 órát dolgozzunk otthon, csak azért, mert egyébként 8 órás a hivatalos munkaidőnk.

Akkor tudunk hatékonyak lenni, ha elég pihentek vagyunk. Ezért egy másik elv, amit érdemes követni, a „Dolgozz intenzíven, pihenj intenzíven!” elv. Egyrészt fontos a pihenés, a jó alvás, másrészt a munkaidőt intenzív munkával érdemes tölteni. Ehhez szükség van elhatárolt munkaidőre, és jól meghatározott szünetekre is, amikor pihenhetünk. Ezt a módszert Pomodoro technikaként lehet megtalálni a szakirodalomban, a lényege az, hogy tudatosan beiktatunk szüneteket a munkaidőnkbe. A munkaszakaszok hossza elsősorban attól függ, hogy meddig tudunk összeszedettek lenni, és mielőtt elfáradnánk, beiktatunk egy rövid szünetet. Az átlagos beosztás 20-25 perc munka 5-10 perc szünettel. Fontos, hogy a szünetek is korlátozott idejűek legyenek, és lehetőleg nagyon más tevékenységet végezzünk közben, álljunk fel a számítógép elől, mozgassuk át magunkat, nézzünk ki az ablakon, esetleg végezzünk valamilyen egyszerű házimunkát (mosogatás, porszívózás, mosógép elindítása), esetleg intézzünk el egy-egy rövid telefonhívást. Ha ritmusban tudunk maradni, akkor a munkaszakaszok alatt összeszedettebbek maradunk és az elkalandozás veszélye is alacsonyabb.

És természetesen ott van a tudatosítás, ha figyelünk magunkra, az energiaszintünkre, a munkaidőre, szünetekre, észrevesszük a megszakításokat, időrablóinkat. Az otthoni munkavégzést is tanulni, gyakorolni kell. Minél hosszabb ideig dolgozunk így és minél többet figyelünk magunkra, annál jobban fog menni.

Hogyan lehet az otthonról végzett munka is hatékony?

Két fontos dolgot említettem már: a munkaidő elhatárolását és azt, hogy az elhatárolt munkaidőt próbáljuk intenzíven használni. Ugyanakkor sokat segít a tervezés is és fontos, hogy legyenek céljaink erre az időszakra. Mondjuk tervezzünk előre egy-egy hétre. Fogalmazzuk meg magunknak, hogy ezen a héten, mit szeretnénk elérni, amíg itthon vagyunk? Munkacélokat is ki kell tűzzünk magunknak (ezt a szívességet sok esetben a főnökeink is meg fogják tenni nekünk), de tűzzünk ki egyszerű célokat a többi életterületünkön is, egészség, önfejlesztés, otthonunk rendezése, lelki életünk, kapcsolataink terén. Attól, hogy a közösségi események most elmaradnak és kevesebb a találkozási lehetőség, lehet telefonon és online is kapcsolatot tartani, beszélgetni, és persze közvetlen családtagjainkkal is több minőségi időt tölthetünk.

A célok és a heti tervezés mellett pedig érdemes napi tervet is készítsünk, előző este, lefekvés előtt. Aki rendszerezettebb típus akár óra szerinti beosztást is készíthet, aki spontánabb elég, ha azt a néhány fontos feladatot előkészíti, amit mindenképp meg akar oldani másnap. Ha van egy terv, akkor sokkal összeszedettebben kezdjük a napot. De például az is segít, ha mondjuk reggel felöltözünk és megvetjük az ágyunkat, ezzel jelezzük magunk számára, hogy elindult a napunk és lezárult a reggeli lustálkodás időszaka. A pizsamás délelőttöket meghagyhatjuk hétvégére.

A céljaink, a tervezés, a munkaidő elhatárolása ritmusban tud tartani. Fontos, hogy kialakítsunk, megőrizzünk egy napi rutint. A fő cél az, hogy minél jobban keretek között tudjuk tartani a munkát, és ne húzódjon el egész napunkra.

Milyen applikációk segíthetnek minket?

Számos applikáció áll már a rendelkezésünkre, kezdve azoktól, amelyek az életritmusunk kiegyensúlyozottabbá válását, vagy a jobb alvást segítik, az időrablókkal, megszakításokkal szembeni védekezést segítőkön át, egészen a tervezést vagy időmérést segítő alkalmazásokig. Én most elsősorban azokra hívnám fel a figyelmet, amelyekkel az internetes tevékenységünket korlátozhatjuk, például bizonyos oldalakat letilthatunk bizonyos időszakokban. Ebben segít például a Mind the Time vagy a LeechBlock. A cél az, hogy amikor dolgozunk, akkor lehetőleg kerüljük a közösségi médiát, híroldalakat és a szórakoztató felületeket. Ezeket hagyjuk a szabadidőnkre, mert ha nem, akkor a munkaidőnk sokkal hosszabbra nyúlik, mint az indokolt lenne.

Honnan tudhatja a munkaadó, hogy az alkalmazottja home office idején például nem a Netflixen lóg?

Én azt hiszem, hogy ez egyrészt bizalmi kérdés. Munkahelyen sem feltétlenül tudja a munkaadó (hacsak nem ellenőrzi konkrétan az illető számítógépét, vagy nem hallgatja le a telefonhívásait), hogy alkalmazottja most munkaügyben telefonál-e, levelezik-e, vagy közösségi hálókon lóg-e, stb. Ugyanakkor, ha nem a munkaidőt akarjuk szabályozni, hanem az elvégzett munkára figyelünk, akkor igazából ez nem is jelent problémát a munkaadónak, hiszen számára az a fontos, hogy a munka legyen elvégezve. Igazából számunkra fontos az, hogy minél hamarabb letudjuk a feladatainkat, hogy utána nyugodtan lóghassunk a Netflixen, ha ez az, ami minket feltölt, vagy ez a lényeges a számunkra.

Milyen problémákat/konfliktusokat szülhet, hogy a home office idején a munka és a magánélet egy térbe szorul? Hogyan kezeljük ezt?

Visszatérő gondolat, de fontos, hogy hangsúlyozzuk: a legnagyobb veszélyforrás az, hogy ha otthon kevésbé vagyunk hatékonyak, akkor a munkaidő és benne a munka elfoglalja az időnk nagyrészét, ezért a többi életterületünk sérülhet. Ezért fontos az, hogy ha már a munka terét nem tudjuk elkülöníteni, határozottan különítsük el a munka idejét. Ha nincsenek konkrét határidőink (ami most a különleges körülmények miatt valószínűleg kevésbé lesz szorító), akkor igyekezzünk arra, hogy a megszabott munkaidőt ne nagyon lépjük túl, amit ma nem tudtunk elvégezni, engedjük át holnapra. Ha egész napra szétcsúszik a munkánk, akkor pihenni sem tudunk rendesen, a többi életterületünk is kárt szenved.

Fel kell készülnünk arra, hogy az otthoni munkavégzés több hétig is az alapvető munkaformánk lesz. A jó hír, hogy ebben napról napra gyakorlottabbak és hatékonyabbak lehetünk. Ugyanakkor mivel hosszú távú helyzetről van szó, lelki egészségünkre is oda kell figyelnünk. Ezért fontos az, hogy a munka mellett biztosítsunk időt a többi életterületünknek. Foglalkozzunk többet szeretteinkkel és magunkkal. Az otthon töltött idő jó lehetőség arra, hogy lassítsunk, átgondoljuk az életterületeinket, munkánkat, tudatosítsuk az értékrendünket, újrarangsoroljuk a prioritásainkat, befejezzük az elmaradásainkat. Olvassunk, nézzünk filmet, tervezzünk, álmodozzunk, tanuljunk valami újat, végezzünk valamilyen kreatív, szellemi tevékenységet. Ugyanakkor érdemes félretenni a digitális világot, amennyire csak tudjuk, híreket olvasni elég naponta egyszer-kétszer. A nyugalmunk és tájékozottságunk érdekében szerintem érdemes a magyar nyelvű nagy portálokat olvasni, és kerülni a mindenféle kétes eredetű híreket, ugyanakkor a román nyelvű portálokon is azt tapasztaltam, hogy egymás mellett vannak a hivatalos hírek a szenzációhajhász, kattintásvadász cikkekkel.

Hiába töltjük a szabadidőnket a tévé vagy internet előtt, ennél sokkal több lehetőségünk van most otthon.

Mit tehetünk, ha a munkával párhuzamosan a gyerekekre is figyelnünk kell?

Ez már egy komolyabb kihívás, és nagyon összetett, attól függően, hogy hány évesek a gyerekek és a szülők hogyan tudnak részt venni most a család életében, be kell-e járjanak dolgozni, vagy otthoni munkájuk van, esetleg tudnak-e szabadnapokat, szabadságot kivenni. Saját tapasztalatom nincs ezen a téren, ezért a barátaim, szomszédaim tapasztalataira tudok támaszkodni, illetve a szakirodalomra.

Amit bátrabban mondhatok az az, hogy el kell fogadni (munkavállalónak és munkaadónak egyaránt), hogy a szülői szerep automatikusan több feladattal és kevesebb munkára fordítható idővel jár. Ha ezt elfogadjuk, és ehhez tudjuk igazítani az elvárásokat, az sok fejtöréstől megkímél. Ezen kívül nagy segítség az, hogy ha a társak támogatják egymást, megosztják a feladatokat, és igyekeznek biztosítani egymásnak olyan időszakokat, amikor elvonulhatnak az elmélyült munkára, legyen ez egyszerre akár 1-2 vagy három órás időtömb. Itt is érdemes időtömbökben gondolkodni, mert nagyon kevés helyen oldható az meg, hogy a szülő 6-8 órára elvonuljon valahová dolgozni. Az is sokat segít, ha a lakásban tudnak biztosítani a munkára, elvonulásra egy kisebb helyiséget.

Sok általános iskolás gyerek számára furcsa lehet, hogy otthonról többet, esetleg online kell tanulniuk. Hogyan segíthetjük őket ebben?

Időgazdálkodási szempontból csak annyit tudok mondani, hogy a szülői szerep részeként ezek a feladatok is időt fognak igényelni, ezért számolnunk kell vele és próbáljunk elkülönített időt szentelni rá.

Az elkövetkező időszakban lelassul az élet, sokkal kevesebb időt fogunk fordítani társas összejövetelekre, munkára, a bevásárlásaink is átgondoltabbak és ritkábbak lesznek. A több otthon töltött idő lehetőséget ad arra, hogy több minőségi időt töltsünk a szeretteinkkel, szüleinkkel, társunkkal, gyerekeinkkel. Ez a kényszerhelyzet egy kicsit hasonlít ahhoz a kényszerhelyzethez, amikor a kommunizmus alatti áramszünetek szűkítették be az esti tevékenységeinket. Több kortársam szokta emlegetni és bennem is élénken élnek azoknak az estéknek az emléke, amikor az áramszünetek alatt gyertyafény mellett gyerekdalokat énekeltünk, vagy szüleink mesét mondtak nekünk. Ma már ezek legtöbbünk számára szép emlékek.

Nagyon fontos, hogy vállaljuk az otthonunkba való visszavonulást, így tudunk a legjobban vigyázni magunkra és másokra. Mindez igen komoly új kihívásokkal jár, de új lehetőségeket is teremt.